KPI là gì? Quy trình xây dựng KPI hiệu quả

0
49

Hiện nay trong quá trình làm việc bạn đều phải đối mặt với mục tiêu đó chính là “hoàn thành KPI”, vậy rốt cuộc KPI là gì? làm thế nào để công việc đạt KPI, quá trình xây dựng KPI hiệu quả ra sao… tất cả những bí mật liên quan đến thuật ngữ KPI đều sẽ được giải đáp trong bài viết này.

1. KPI là gì?

KPI là thuật ngữ viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. 

KPI là một tập hợp các biện pháp định lượng mà một công ty sử dụng để đánh giá hiệu suất của nó theo thời gian. Các số liệu này được sử dụng để xác định tiến trình của một công ty trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và hoạt động của mình và cũng để so sánh tài chính và hiệu suất của công ty với các doanh nghiệp khác trong ngành. Nói một cách đơn giản, KPIs cung cấp một cách để đo lường mức độ hiệu quả của các công ty, đơn vị kinh doanh, dự án hoặc cá nhân liên quan đến các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của họ.

Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất chung của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác.

2. Cách xác định chỉ số KPI

Xác định các chỉ số KPI có thể là kinh doanh khó khăn. KPI là chìa khóa quan trọng vì mỗi KPI liên quan đến kết quả kinh doanh cụ thể với thước đo hiệu suất. KPI thường bị nhầm lẫn với các số liệu kinh doanh. Mặc dù thường được sử dụng theo cùng một tinh thần, KPI cần được xác định theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi.

Để xác định được chỉ số KPI cần phải trả lời được những câu hỏi như dưới đây:

  • Kết quả mong muốn của bạn là gì?
  • Tại sao kết quả này lại quan trọng?
  • Làm thế nào để đo lường tiến độ?
  • Làm thế nào để ảnh hưởng đến kết quả?
  • Ai chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
  • Làm thế nào để biết bạn đã đạt được kết quả đã để ra?
  • Bạn có thường xuyên xem lại tiến trình hướng tới kết quả không?

Ví dụ: giả sử mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. Bạn sẽ gọi đây là KPI tăng trưởng doanh số của bạn. Đây là cách bạn có thể xác định KPI:

  • Tìm mọi cách để tăng 20% ​​doanh thu bán hàng trong năm nay
  • Đạt được mục tiêu này sẽ cho phép doanh nghiệp có lãi
  • Tiến độ sẽ được đo bằng sự gia tăng doanh thu được đo bằng đô la đã chi
  • Bằng cách thuê thêm nhân viên bán hàng, bằng cách thúc đẩy khách hàng hiện tại mua thêm sản phẩm
  • Giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm về số liệu này
  • Doanh thu sẽ tăng 20% ​​trong năm nay

3. Cách phát triển KPI

Khi viết hoặc phát triển KPI, bạn cần xem xét KPI đó liên quan đến kết quả hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể như thế nào. KPI cần được tùy chỉnh theo tình hình kinh doanh của bạn và nên được phát triển để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Thực hiện theo các bước sau khi viết KPI:

Viết một mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn: là một trong những điều quan trọng nhất của việc phát triển KPI. KPI cần được kết nối mật thiết với mục tiêu kinh doanh chính. Không chỉ là một mục tiêu kinh doanh, hoặc một cái gì đó mà ai đó trong tổ chức của bạn có thể nghĩ là quan trọng. 

Nếu không, bạn đang nhắm đến một mục tiêu không giải quyết được kết quả kinh doanh. Điều đó có nghĩa là bạn đang làm việc hướng tới một mục tiêu không có tác động đến tổ chức của bạn. Tệ nhất, nó sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp của bạn lãng phí thời gian, tiền bạc và các tài nguyên khác có thể được hướng dẫn tốt nhất ở nơi khác. Nếu không viết ra một mục tiêu rõ ràng, tất cả những điều này sẽ bị mất.

Chia sẻ KPI của bạn với các bên liên quan: KPI của bạn sẽ là vô dụng nếu nó không được truyền đạt đúng cách. Có nghĩa vụ phải tuân theo mục tiêu của bạn nếu họ không biết họ là ai? Hoặc có lẽ tệ hơn: Không chia sẻ KPI của bạn có nguy cơ làm tha hóa và làm nản lòng nhân viên của bạn và các bên liên quan khác, những người không thể nhìn thấy hướng mà tổ chức của bạn đang hướng tới. Nhưng chia sẻ KPI của bạn với các bên liên quan là một điều cần được truyền đạt ngay lập tức. KPI cần bối cảnh để có hiệu quả. 

Xem lại KPI hàng tuần hoặc hàng tháng: Kiểm tra KPI của bạn thường xuyên là điều cần thiết để duy trì và phát triển của họ. Rõ ràng việc theo dõi tiến trình của bạn so với KPI rất quan trọng. Nhưng điều quan trọng không kém là theo dõi tiến trình của bạn để bạn có thể đánh giá mức độ thành công của bạn khi phát triển KPI ở nơi đầu tiên.

Không phải tất cả KPI đều thành công. Một số có mục tiêu không thể thực hiện được. Một số không theo dõi mục tiêu kinh doanh cơ bản mà họ cần phải đạt được. Chỉ bằng cách kiểm tra thường xuyên, bạn mới có thể quyết định xem đã đến lúc thay đổi KPI của mình chưa.

Đảm bảo KPI có thể thực hiện được: Làm cho KPI của bạn thành hành động là một quá trình năm bước:

  • Xem xét mục tiêu kinh doanh
  • Phân tích hiệu suất hiện tại của bạn
  • Đặt mục tiêu KPI ngắn và dài hạn
  • Xem lại mục tiêu với nhóm của bạn
  • Xem lại tiến độ và điều chỉnh

Phát triển KPI của bạn để phù hợp với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp: KPI không bao giờ được cập nhật có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Ví dụ, giả sử rằng tổ chức của bạn gần đây đã bắt đầu một dòng sản phẩm mới hoặc mở rộng ra nước ngoài. Nếu bạn không cập nhật KPI của mình, nhóm của bạn sẽ tiếp tục theo đuổi các mục tiêu không nhất thiết phải nắm bắt sự thay đổi theo hướng chiến thuật hoặc chiến lược.

Kiểm tra để thấy rằng KPI có thể đạt được: Đặt mục tiêu có thể đạt được cho nhóm của bạn là điều cần thiết. Một mục tiêu có nguy cơ quá cao khiến nhóm của bạn bỏ cuộc ngay cả trước khi chúng bắt đầu. Đặt mục tiêu quá thấp và bạn sẽ nhanh chóng thấy mình tự hỏi phải làm gì với chính mình sau khi bạn đạt được mục tiêu hàng năm hai tháng vào năm dương lịch.

Một phân tích về hiệu suất hiện tại của bạn là cần thiết. Không có điều này, bạn sẽ phải tìm kiếm một cách mù quáng những con số không có gốc trong thực tế. Hiệu suất hiện tại của bạn cũng là một khởi đầu tốt để quyết định các lĩnh vực mà bạn cần cải thiện.

Cập nhật mục tiêu KPI của bạn khi cần thiết: KPIs không tĩnh. Họ luôn cần phát triển, cập nhật và thay đổi khi cần thiết. Nếu bạn đang đặt và quên KPI của mình, bạn có nguy cơ theo đuổi các mục tiêu không còn phù hợp với doanh nghiệp của mình. Tạo thói quen thường xuyên kiểm tra không chỉ để xem bạn đang hoạt động như thế nào so với KPI của bạn, mà trên đó KPI cần phải được thay đổi hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Tham khảo thêm: API là gì?

4. KPI là công cụ ra quyết định quan trọng

Những người ra quyết định hiệu quả hiểu rằng họ cần thông tin về các khía cạnh chính của hiệu suất và điều này có thể đạt được bằng cách chắt lọc họ vào các KPI quan trọng – tương tự như cách bác sĩ sẽ cố gắng tìm hiểu sức khỏe của ai đó. Thay vì đo những thứ ngẫu nhiên, trước tiên, bác sĩ sẽ tập trung vào các biện pháp sức khỏe chính, lấy huyết áp và đo mức cholesterol, nhịp tim và chỉ số khối cơ thể làm chỉ số chính cho sức khỏe của bạn.

Trong các tổ chức, các KPI hiệu quả nhất được liên kết chặt chẽ với các mục tiêu chiến lược và giúp trả lời các câu hỏi kinh doanh quan trọng nhất. Do đó, một điểm khởi đầu tốt là xác định các câu hỏi mà người ra quyết định, người quản lý hoặc các bên liên quan bên ngoài cần có câu trả lời. Một hoặc hai cái gọi là Câu hỏi hiệu suất chính (KPQ) nên được xác định cho từng mục tiêu chiến lược.

Khi các câu hỏi kinh doanh quan trọng nhất đã được xác định, bạn có thể chọn hoặc phát triển các KPI phù hợp giúp trả lời tốt nhất các câu hỏi đó. Bằng cách đó, tất cả các KPI sẽ mang tính chiến lược, phù hợp và có ý nghĩa.

KPI nói chung là một công cụ thiết yếu để đo lường sự thành công của doanh nghiệp của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để làm cho nó thành công.

opasrilanka.com