Khi bạn tìm kiếm ERP là gì thì sẽ có một lượng thông tin khổng lồ xuất hiện, mỗi một trang web sẽ có những cách định nghĩa khác nhau và thậm chí rất khó hiểu. Trong nội dung bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu ngắn gọn về ERP.
1. ERP là gì? Hệ thống ERP là gì?
ERP là từ thuật ngữ viết tắt của Enterprise Resource Planning có nghĩa là “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Đây là một quy trình được các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các phần quan trọng trong doanh nghiệp của họ.
Trong thực tế, mỗi công ty đều có một hệ thống vận hành quản lý rất riêng biệt, nên ứng dụng phần mềm ERP tồn tại nhằm mục đích giúp các công ty thực hiện lập kế hoạch tài nguyên bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để điều hành một công ty với một hệ thống duy nhất và theo cách riêng của họ.
Hệ thống ERP là còn được gọi là bộ ERP, được tạo thành từ các ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp khác nhau, cụ thể hơn: một hệ thống phần mềm ERP có thể tích hợp lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân lực, v.v.
2. Sơ lược về lịch sử của ERP
Thuật ngữ ERP được đưa ra vào năm 1990 bởi Gartner 1, nó bắt nguồn từ những năm 1960. Trước đó, khái niệm này áp dụng cho quản lý và kiểm soát hàng tồn kho trong lĩnh vực sản xuất. Các kỹ sư phần mềm đã tạo ra các chương trình để theo dõi hàng tồn kho, đối chiếu số dư và báo cáo về tình trạng. Đến thập niên 1970 thì được phát triển thành các hệ thống Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP – Material Requirements Planning) để lên lịch cho các quy trình sản xuất.
Trong những năm 1980, MRP đã phát triển để bao gồm nhiều quy trình sản xuất hơn, khiến nhiều người gọi nó là MRP-II hoặc Kế hoạch tài nguyên sản xuất. Đến năm 1990, các hệ thống này đã mở rộng vượt ra ngoài kiểm soát hàng tồn kho và các quy trình hoạt động khác sang các chức năng hỗ trợ khác như kế toán và nguồn nhân lực, tạo tiền đề cho ERP khi chúng ta biết đến nó.
Ngày nay, ERP đã mở rộng để bao gồm trí tuệ kinh doanh (BI – business intelligence) đồng thời xử lý các chức năng “văn phòng chính” như tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA – sales force automation), tự động hóa tiếp thị và thương mại điện tử. Với những tiến bộ về sản phẩm và những câu chuyện thành công từ các hệ thống này, các công ty trong một loạt các ngành công nghiệp từ phân phối bán buôn đến thương mại điện tử sử dụng các giải pháp ERP.
3. Hiểu về hệ thống kế hoạch của ERP
Bạn có thể nghĩ về một hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp – ERP như chất keo kết dính các hệ thống máy tính khác nhau cho một tổ chức lớn. Nếu không có ứng dụng ERP, mỗi bộ phận sẽ có hệ thống riêng được tối ưu hóa cho các nhiệm vụ cụ thể của bộ phận đó. Với phần mềm ERP, mỗi bộ phận vẫn có hệ thống riêng, nhưng tất cả các hệ thống có thể được truy cập thông qua một ứng dụng chung với một giao diện.
Các ứng dụng ERP cũng cho phép các bộ phận khác nhau giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn với phần còn lại của công ty. ERP thu thập thông tin về hoạt động và trạng thái của các bộ phận khác nhau, làm cho thông tin này có sẵn cho các bộ phận khác, nơi nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả.
Các ứng dụng ERP có thể giúp một tập đoàn trở nên tự giác hơn bằng cách liên kết thông tin về sản xuất, tài chính, phân phối và nguồn nhân lực với nhau. Bởi vì nó kết nối các công nghệ khác nhau được sử dụng bởi từng bộ phận của một doanh nghiệp, một ứng dụng ERP có thể loại bỏ công nghệ trùng lặp và không tương thích tốn kém trước đó. Quá trình này thường tích hợp các tài khoản trả phí, hệ thống kiểm soát chứng khoán, hệ thống giám sát đơn hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng vào một hệ thống.
Các dịch vụ ERP đã phát triển qua nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ vật lý đến phần mềm dựa trên đám mây cung cấp truy cập từ xa, dựa trên web. Tất cả sự phát triển của ERP đều nhằm mang lại lợi ích tuyệt vời cho người dùng.
4. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm ERP
Nếu bạn còn đang băn khoăn chưa chắc chắn ERP mang lại lợi ích gì, có thực sự hiệu quả trong quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay không, hãy để ý những lợi ích cơ bản sau khi sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp:
- Năng suất cao hơn: Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi để giúp mọi người trong tổ chức của bạn làm được nhiều việc hơn với ít tài nguyên hơn.
- Tự lọc thông tin: Loại bỏ các silo thông tin, có được một nguồn sự thật duy nhất và nhận được câu trả lời nhanh cho các câu hỏi kinh doanh quan trọng.
- Báo cáo nhanh: Theo dõi nhanh báo cáo tài chính, kinh doanh, dễ dàng chia sẻ kết quả.
- Nguy cơ thấp: Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định – và dự đoán và ngăn ngừa rủi ro.
- Đơn giản hơn: Bằng cách sử dụng các ứng dụng ERP tích hợp chia sẻ cơ sở dữ liệu, bạn có thể đơn giản hóa CNTT và cung cấp cho mọi người một cách dễ dàng hơn để làm việc.
- Cải thiện thời gian: Với các hoạt động hiệu quả và sẵn sàng truy cập dữ liệu thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng xác định và phản ứng với các cơ hội mới.
Tham khảo thêm:
5. Kết Luận
ERP không chỉ dành cho các doanh nghiệp toàn cầu mà còn là giải pháp cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. ERP đều cung cấp chức năng dành riêng cho từng ngành và đáp ứng từng nhu cầu kinh doanh.
